Le chef de projet passe une majeure partie de son temps à communiquer avec les membres de l’équipe projet et/ou les parties prenantes du projet. Il diffuse régulièrement des informations par exemple sur l’état d’avancement du projet ainsi que sur sa performance.
Une communication peut être de différents types : interne ou externe, formelle ou informelle, écrite ou orale, verbale ou non verbale.
Processus de communication
Pour communiquer efficacement, les chefs de projet doivent avoir une bonne compréhension du processus de communication.
Le schéma suivant illustre les composants qui doivent être pris en compte dans une communication :
Dans le cadre du processus de communication :
- l’émetteur transmet une information tout en s’assurant qu’elle est claire, précise et complète.
- le destinataire fournit un accusé de réception, une réponse ou un retour d’information « feedback », pouvant être positif, négatif ou neutre.
- un support est utilisé pour communiquer l’information, par exemple via mail, téléphone ou réunion face à face. Il est important d’utiliser le support le mieux approprié en fonction du contexte car il peut influencer la réceptivité de l’information.
Toutefois, il n’est jamais garantie que l’information partagée sera bien interprétée par le(s) destinataire(s). Il est donc de la responsabilité de l’émetteur de s’assurer que le destinataire ait bien compris l’information communiquée.
Le chef de projet doit s’assurer que :
- tous les membres de l’équipe ont bien compris les besoins exprimés,
- chaque membre a compris clairement les tâches à accomplir pour répondre à ces besoins,
- chaque membre est sensibilisé au fait qu’il doit également fournir régulièrement l’état d’avancement et les obstacles rencontrés afin de les lever très tôt.
Albert Mehrabian nous indique dans la règle des « 7 % – 38 % – 55 % » [1] que la compréhension d’un message passe :
7% par les mots employés
38% par l’intonation de la voix
55% par le langage corporel (les gestes)
Mehrabian, Albert (1971). Silent Messages (1st ed.). Belmont, CA: Wadsworth. ISBN 0-534-00910-7.
Plan de management des communications
Il est étonnant de constater que beaucoup de projets connaissent des lacunes sur le plan de la communication. Une communication efficace est très importante pour la réussite d’un projet. Afin d’augmenter les chances de succès d’un projet, il est primordial de définir un plan de management des communications en déterminant la façon dont on va communiquer avec les parties prenantes en fonction de leur besoin.
Il est important de communiquer au moment approprié en utilisant le meilleur support de communication. Ne tarder surtout pas à communiquer l’information, qu’elle soit bonne, moins bonne ou mauvaise.
Le chef de projet doit identifier et définir les communications qui sont nécessaires pour l’équipe de projet et les parties prenantes. Il faudrait fournir aux parties prenantes uniquement les informations requises qui sont nécessaires.
Un plan de management des communications décrit comment les communications du projet seront planifiées, structurées, surveillées et maîtrisées. Il contient les éléments suivants :
- Les besoins de communication de l’équipe projet et des parties prenantes afin de ne communiquer uniquement que les informations appropriées. Tout ne pourra pas forcément être prévu mais la planification de la communication permettra de traiter les besoins les plus importants.
- Les informations à communiquer et la fréquence en précisant le format (comptes-rendus, mémos, e-mail, …), le contenu, le niveau de détails attendu pour transmettre les informations aux bonnes personnes tout au long du projet.
- Le responsable de la communication de l’information et à qui elle sera envoyée.
- Le calendrier indiquant quand les différents types de communication devraient avoir lieu. Certaines communications, par exemple les réunions sur l’état d’avancement du projet, devraient avoir lieu régulièrement.
- Les méthodes pour retrouver les informations en cas de besoin.
- Le glossaire pour la terminologie commune utilisée dans le cadre du projet.
- Les processus d’escalade, en cas de bloquant, pour remonter et résoudre les problèmes majeurs ne pouvant pas être résolus à notre niveau.
Les communications d’un projet peuvent devenir rapidement très complexes. Comme indice de complexité, le chef de projet devrait se servir de la formule proposée dans le guide PMBOK [2] pour déterminer le nombre total de canaux potentiels de communication : N (N-1) / 2 où N représente le nombre de parties prenantes. Par exemple, pour une petite équipe de 5 personnes, nous avons 10 canaux de communication possibles : 5 * (5-1) / 2 = 5 (4) / 2 = 20/2 = 10.
Il est donc important d’identifier et de définir qui sera amené à communiquer avec qui et pour fournir qu’elle information. Les réunions devraient faciliter la résolution des problèmes.
Communication visuelle
Le contenu visuel attire toujours notre attention et nous aide à retenir les informations plus longtemps. En effet, cela est lié à la façon dont notre cerveau est fait pour traiter le contenu visuel.
L’usage de la communication visuelle peut avoir un réel impact pour le succès d’un projet. Elle aide l’équipe notamment à se concentrer sur les objectifs précis du projet, connaître l’état d’avancement du projet ou bien savoir qui fait quoi et surtout quand. Les tableaux de bord utilisés par les méthodologies agiles sont de bels exemples.
Ce type de communication peut servir pour partager par exemple une Roadmap de produit, un Mind map, un planning (release, sprint….), un Backlog de Sprint, les états d’avancement ou burndown chart.
La communication visuelle pourrait également faciliter la tâche de l’équipe en lui permettant de détecter au bon moment les adaptations clés à apporter pour maintenir le projet en bonne voie.
En conclusion, de nombreux projets échouent par manque de communication. Maximisons donc nos chances de succès de nos projets en mettant en œuvre les éléments décrits dans cet article dans le but d’établir une communication efficace.
Références
[1] Mehrabian, Albert (1971). Silent Messages (1st ed.). Belmont, CA: Wadsworth. ISBN 0-534-00910-7.
[2] Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition (2017).
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Auteur
Idrissa DIENG (Ph.D, PMP®)
Fondateur & Gérant de SYNARGIS
Management & Direction de Projets
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Photo d’illustration : © Pixabay